Le Conseil Départemental de la Réunion
RECRUTE
par voie de mutation, de détachement, d'inscription sur liste d’aptitude ou contractuelle, un(e) Adjoint Administratif Territorial, Secrétaire (H/F) à la Direction des Affaires Juridiques et des Assemblées - Direction - Cellule des Affaires Générales .
Nature des fonctions :
Missions :
Sous l’autorité du Responsable de service, l’agent assure à titre principal les tâches administratives liées à l’activité du service et suit le planning de l’équipe au sein du secrétariat mutualisé de la DAJA. Il participe à la gestion comptable et aux travaux bureautiques liés aux logiciels métier.
Activités Principales :
Orienter et renseigner le public :
-
- Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)
Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.) :
-
- Gérer et suivre les plannings hebdomadaires de réunions
- Gérer et suivre les plannings de congés des agents
Gérer et suivre les dossiers de son domaine d’intervention :
-
- Actualiser les répertoires téléphoniques
- Engager et suivre les engagements et les lignes de crédits des services de la Direction
-Réceptionner les mises à jour livrées des ouvrages du service des affaires juridiques
-Insérer les mises à jour
- Suivre les mises à jour effectuées et à effectuer
Mettre en forme, présenter et actualiser les dossiers :
-
- Mettre en forme des courriers, notes, etc.
Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :
-
- Enregistrer et traiter les courriers arrivées et départs
Réceptionner et diffuser des informations :
-
- Assurer la diffusion des courriers, documents au sein du service
- Assurer l’édition et le suivi des parapheurs
Saisir et enregistrer informatiquement les données :
- -Enregistrement et diffusion sur TELERECOURS (logiciel de téléprocédures devant les juridictions administratives)
-
-Enregistrement sous DIRA’J (logiciel de gestion des contentieux)
-Création et suivi des parapheurs électroniques sous IX PARAPHEUR
-Gérer des demandes d’approvisionnement sur KIMOCE
- Saisir les engagements comptables sous ASTRE
Classer et/ou archiver les dossiers du service :
-
- Préparer les dossiers à archiver
- Créer des boîtes et bordereaux d’archivage
-Mettre en œuvre le circuit d’archivage en lien avec le service des archives intermédiaires
-Assurer le suivi des dossiers archivés
Assurer la continuité de service en cas d’empêchement d’un(e) collègue
La résidence administrative est fixée à Saint Denis.
Profil requis :
- Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Connaissance du fonctionnement des Collectivités et de leur environnement
- Expertise des techniques de secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (AIRS, KIMOCE, ASTRE, PREVIA, IX PARAPHEUR)
- Capacité à orienter la demande au sein des services
- Autonomie
- Discrétion
- Disponibilité
- Esprit d’équipe
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Sens des relations humaines
- Sens de la communication
Pour répondre à cette offre d'emploi directement en ligne, remplissez le formulaire en cliquant sur le bouton "je postule".
Vous pouvez également faire acte de candidature en adressant lettre de motivation, curriculum vitae, dernier arrêté de situation administrative et photo d'identité, par voie postale, à l'attention de Monsieur le Président du Conseil Départemental de la Réunion - Direction des Ressources Humaines - Service Recrutement - 2 rue de la Source - 97488 Saint Denis Cedex.
Pour plus ample information :
Tél 0262 90 34 96 / Fax 02 62 90 34 93.